Dentro o fuori, dov’è la mail?

Alla scoperta di come viene gestito il servizio di posta elettronica in alcune delle università italiane

Il servizio di posta elettronica dalla sua comparsa negli anni ’70 ad oggi ha subito profondi cambiamenti nel suo utilizzo. Visto inizialmente come semplice strumento di trasmissione di testi è diventato oggi il principale strumento di comunicazione di enti pubblici e privati, indispensabile per qualsiasi utente.

Il servizio viene utilizzato in ogni momento e ritenuto disponibile sempre, per questo deve garantire elevatissimi livelli di efficienza e sicurezza.
Un periodo di inattività della posta elettronica, anche breve, può avere ripercussioni negative sia sull’efficienza lavorativa che sull’immagine stessa dell’ente. Non trascurabili poi gli aspetti di privacy, la protezione dei dati personali deve essere tutelata costantemente e con strumenti certificati.

La gestione del servizio richiede un consistente investimento di risorse hardware e software, nonché personale dedicato e altamente qualificato. Qual è stato l’approccio degli atenei italiani su questo tema? È preferibile una gestione in-house del servizio o meglio l’affidamento in outsourcing? Le università italiane hanno adottato soluzioni differenti tra loro, ne abbiamo parlato con i responsabili.

La gestione interna della mail come asset strategico

Simone Spinelli
Università degli Studi di Pisa
SerRA-Settore Rete, Telecomunicazioni e Fonia
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È nostra convinzione che gli asset strategici debbano essere gestiti con risorse e politiche interne e la posta elettronica è un esempio lampante di un servizio che deve essere garantito internamente. Tra i molti vantaggi che questo tipo di gestione presenta, indicherei sicuramente quello di rimanere proprietari dei dati e garanti delle politiche applicate e quello di poter far crescere nuovi servizi e funzionalità in modo sostenibile, senza dipendere da soggetti esterni. Fra gli svantaggi, c’è il grande impegno professionale che serve per implementare servizi su grande scala. I costi di hardware, infrastruttura e personale sono sicuramente significativi, ma si rivelano del tutto ragionevoli nel momento in cui si considera che l’infrastruttura è in comune con gli altri servizi e, soprattutto, il valore del possesso dei dati è difficilmente valutabile in termini monetari.

Il nostro servizio è gestito da due figure tecniche che si occupano di tutti gli aspetti di manutenzione sia sull’infrastruttura che sulle applicazioni. Il know-how che si crea nel progettare e gestire sistemi di questo tipo va a costruire un capitale a cui attingere per nuovi servizi e avrà una ripercussione anche nelle scelte future. Per ciò che riguarda eventuali problemi tra cui il

disaster recovery, l’intera infrastruttura è altamente affidabile. I servizi sono distribuiti su due datacenter nel centro cittadino e questa si è rivelata una scelta che ci permette di fare manutenzione in modo sicuro anche sugli impianti più critici e di validare un modello che può funzionare a distanze più elevate. La replica dei dati, per i servizi che ne hanno bisogno, avviene in tempo reale e anche il backup è in duplice copia (una per datacenter).

Ottimizzare costi e servizi: la scelta dell’outsourcing

Flavio Ferlini
Università degli Studi di Pavia
Area Sistemi Informativi
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Fino al 2008 l’Università di Pavia ha gestito internamente il servizio di posta elettronica per il proprio personale e, attraverso un suo Consorzio, anche per gli studenti. A fronte del continuo incremento del volume di email e della conseguente necessità di frequenti investimenti per ampliare l’infrastruttura abilitante, l’Ateneo decise di esternalizzare il servizio. Per la scelta del fornitore sono stati indicati come requisiti principali: la dimensione delle singole caselle di posta, la disponibilità di funzionalità aggiuntive orientate alla condivisione di risorse e alla collaborazione online, la possibilità di conservare i domini in uso, la gestione diretta del servizio, la disponibilità del servizio di disaster recovery, nonché la possibilità di recuperare la posta pregressa conservata sulle vecchie caselle nel momento del trasferimento al nuovo ambiente. La migliore proposta dal punto di vista tecnico-economico fu formulata da Google che mise a disposizione gratuitamente, oltre al servizio di posta elettronica, tutta la suite delle sue applicazioni.

Nel corso del tempo si è registrato un significativo aumento della capacità degli utilizzatori di sfruttare le diverse potenzialità offerte dalla suite Google, in particolare sono diventati di uso diffuso sia i calendari che l’archiviazione e gestione delle diverse tipologie di documenti. Dal punto di vista delle prestazioni, il servizio in outsourcing si è rivelato qualitativamente soddisfacente, con una altissima capacità di bloccare i messaggi indesiderati, eccellenti tempi di risposta e disponibilità (continuità operativa) prossima al 100% nei cinque anni. La scelta dell’outsourcing ha consentito all’Università di Pavia di risparmiare almeno 100.000 euro all’anno per il mantenimento di adeguate risorse hardware e software e ha evitato di destinare risorse sistemistiche per la gestione degli impianti e del servizio.
Contrariamente a quanto si possa pensare ad una prima analisi, l’esternalizzazione del servizio non ha assolutamente avuto come conseguenza un impoverimento delle competenze interne all’Ateneo. È certamente cruciale disporre di persone con elevate competenze tecniche per sfruttare completamente le potenzialità delle applicazioni in outsourcing.

Rispetto ai dati personali gestiti da Google e ad un eventuale trasferimento di essi su siti esterni all’Unione Europea, l’Università ritenne (come tuttora ritiene) che non sussistessero criticità in considerazione dell’adesione dell’azienda ai “US Safe Harbur Privacy Principles” a garanzia di conformità dei trattamenti alla normativa sia nazionale sia europea. Le indicazioni necessarie per il corretto utilizzo del servizio di posta elettronica e le cautele da adottare, sono state anche esplicitate in un apposito regolamento di Ateneo. Dal marzo 2009 al novembre 2014 non si sono registrate contestazioni in merito al trattamento dei dati personali gestiti nell’ambito della posta elettronica.

In prospettiva futura, in considerazione della recente estensione da parte di Google (sempre a titolo gratuito) a 10 TB della dimensione dello spazio massimo associato ad ogni utenza, pensiamo che questa scelta sia ancora da preferire alle possibili diverse soluzioni di gestione: gli interventi necessari per mantenere un equivalente livello qualitativo richiederebbero un progetto e un budget specifico di notevole impatto. Viste le dinamiche del mercato e la rapidità di evoluzione dei servizi, l’unica possibile alternativa all’attuale situazione potrebbe unicamente essere la scelta di un differente fornitore esterno.

La soluzione “mista” per le diverse esigenze

Roberta Cantaroni
Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia
Servizi Informatici, Posta elettronica e Firma digitale
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L’Università di Modena e Reggio Emilia, nel 2008, per far fronte alla crescente complessità e dimensione del servizio mail ha deciso di procedere con un aggiornamento dell’intera infrastruttura. La posta per dipendenti e collaboratori è rimasta interamente in-house per ragioni di sicurezza, privacy e riservatezza dei dati e delle transazioni. Per gli studenti si è pensato alla soluzione Google Apps for Education, che è offerta gratuitamente alle Università e ha richiesto l’attivazione di un dominio di posta separato @studenti.unimore. it e l’assegnazione quindi di nuovi indirizzi agli studenti. La possibilità offerta da Google di gestire alti numeri di utenti consente anche di mantenere per 3 anni le mailbox degli alunni che hanno conseguito il titolo, raggiungendo con comunicazioni istituzionali una platea più ampia.

In più, la soluzione consente di offrire ad ogni studente non solo la posta, ma una vera e propria scrivania virtuale in cui gestire anche documenti, chat e calendari. La soluzione “ibrida” presenta lo svantaggio della gestione di due domini di posta e due ambienti differenti e l’impossibilità di sfruttare a pieno utilità come la condivisione di documenti e calendari tra utenti di domini differenti. Ma nel caso della soluzione @unimore. it realizzata in-house i vantaggi evidenti sono sicuramente: la padronanza “informatica” di tutti i componenti e la possibilità di adattare la soluzione in base alle esigenze degli utenti, la gestione della proprietà dei dati, la riservatezza delle comunicazioni, la completa tracciabilità dei log, la possibilità di recuperare facilmente messaggi cancellati per errore, l’opportunità di intervenire prontamente a bloccare e rilasciare utenti compromessi. La gestione completa, sia hardware che software, ha inoltre consentito nel tempo la crescita professionale dei tecnici dedicati. L’Ateneo si avvale di due persone per gestire il servizio e occuparsi dell’amministrazione sistemistica dei server, della gestione e personalizzazione dei software e della scrittura di codice sorgente ad hoc. Per ciò che riguarda la privacy della gestione in outsourcing, ogni studente accetta i termini del contratto proposti da Google all’atto del primo accesso all’account. L’autenticazione nel dominio @studenti.unimore.it è realizzata via SSO Shibboleth. Abbiamo scelto di inviare ai server di Google soltanto nome, cognome, username dello studente e la password secondaria che consente l’accesso via client di posta e che invitiamo a tenere diversa da quella centralizzata Unimore.

Al momento il servizio Google Apps for Education è offerto gratuitamente, ma se nel tempo dovessero cambiare le condizioni contrattuali e si decidesse di modificare questo sistema “ibrido”, il trasferimento dei dati, sia il dominio unimore.it che il dominio studenti.unimore. it, essendo definiti nel DNS locale di Unimore, sarebbero gestiti localmente. Se si dovesse fare rientrare in-house il servizio @studenti.unimore.it bisognerebbe riconsiderare l’intera infrastruttura oltre ad attivare alternative locali per le applicazioni aggiuntive quali calendari e gestione documenti.

www.unimore.it