Ci vediamo su WebMeetings!

Vi presentiamo il servizio di web-conferencing GARR, uno strumento flessibile per riunioni multi-sede e webinar che si arricchisce di nuove funzionalità

La gamma dei servizi a disposizione degli utenti GARR si arricchisce. Parliamo di Webmeetings, lo strumento di web-conferencing nato per le attività di formazione del progetto GARR-X Progress e successivamente esteso alle attività di ricerca del Ministero della Salute, come quelle degli IRCCS (Istituti Ricovero e Cura a Carattere Scientifico) e degli IZS (Istituti Zooprofilattici sperimentali). Ce ne parla Gianni Marzulli, del Dipartimento Infrastruttura GARR.

Che cos’è Webmeetings?

Webmeetings è la piattaforma basata su Adobe Connect e pensata per riunioni virtuali e per webinar con pochi relatori e decine, se non centinaia, di partecipanti. Si tratta di vere e proprie aule virtuali con lavagne, strumenti collaborativi e di condivisione di file, tool per fare sondaggi e la possibilità di registrare le sessioni. Per i gruppi più numerosi, poi, è possibile organizzare i partecipanti in sottogruppi e, per le conferenze o le sessioni di formazione, è possibile per i partecipanti intervenire per alzata di mano.

A cosa serve?

Gianni Marzulli ha sviluppato l’interfaccia di prenotazione del servizio WebMeetings GARR. Lavora nel Dipartimento Infrastruttura GARR

Webmeetings viene principalmente utilizzato sia per piccole riunioni tra più sedi sia per grandi eventi divulgativi, come è recentemente accaduto in occasione dell’annuncio di un bando che poteva essere d’interesse per molti ricercatori e per il quale si è tenuto un webinar dedicato con circa 2.000 partecipanti connessi da 120 sedi in tutta Italia.
Si tratta di uno strumento versatile, utilizzato anche dal gruppo Training e e-learning GARR per tenere dei corsi di formazione online (webinar) rivolti a tutta la comunità di utenti.

Quante persone possono usarlo?

Webmeetings si adatta a diverse esigenze. Ci sono, infatti, 8 aule in totale di cui 7 a capienza crescente, da 5 a 25 connessioni contemporanee ciascuna, che sono particolarmente adatte per riunioni tra sedi diverse. C’è poi la cosiddetta seminar room (o Aula Gold) che si presta a conferenze e webinar con pochi relatori e un pubblico distribuito in diverse sedi fino a 200 connessioni simultanee.

Come funziona?

L’utilizzo di Webmeetings è semplicissimo, non richiede apparati fisici specifici ed è accessibile sia da browser sia da mobile. L’utente attraverso il portale, sviluppato internamente, vede le diverse aule, ne sceglie una e la prenota e il sistema gli assegna la URL di riferimento. Attraverso questo sistema le risorse disponibili vengono sfruttate al massimo, inoltre ogni utente ha a disposizione una vera e propria scrivania con tutte le conferenze a cui ha partecipato ed eventuali registrazioni fatte.

Quanti usano Webmeetings?

Per quanto riguarda i dati sull’utilizzo, nel 2018 ci sono state circa 70 sessioni, tra alcuni IRCCS (Fondazione Stella Maris, in particolare) e per attività del Ministero della Salute. L’utilizzo del sistema è in continua crescita anche grazie all’adesione alla Federazione IDEM di 24 istituti della comunità biomedica mediante IdP in the Cloud.
Si sono svolte , inoltre, numerose sessioni dedicate ai webinar GARR rivolti a tutta la comunità degli utenti della rete italiana dell’università e della ricerca. Nel 2018 questi corsi di formazione hanno raggiunto fino a 120 partecipanti connessi simultaneamente da tutta Italia.

E in futuro?

Considerato che, quando tutti gli IRCCS e IZS avranno aderito ad IDEM, dovremmo raggiungere un totale di circa 11.000 utenti della comunità biomedica, abbiamo previsto ulteriori modifiche nel corso dei prossimi mesi: innanzitutto la nuova versione di Adobe Connect permetterà il superamento di Adobe Flash.
Un altro degli sviluppi che entrerà in produzione a brevissimo è l’integrazione di WebMeetings con il VoIP, che permetterà di associare una numerazione telefonica e partecipare ad un meeting con una semplice telefonata. Stiamo poi valutando di estendere il numero delle licenze, in modo da rendere il servizio fruibile ad un numero maggiore di utenti. Visto il feedback positivo ricevuto finora dagli utenti del settore biomedico, stiamo inoltre considerando la possibilità di aprire questo servizio anche alle altre comunità di utenti GARR.