La storia dell’Unione europea raccontata in un archivio di oltre 240 mila documenti

Gli Archivi storici dell’Unione europea (ASUE), che costituiscono una parte integrante dell’Istituto Universitario Europeo con sede a Firenze, sono un centro di ricerca dedicato alla conservazione archivistica e allo studio dell’integrazione europea, ma soprattutto sono la sede degli archivi ufficiali che conservano i documenti storici delle Istituzioni europee.

Inoltre, al suo interno sono conservati più di 150 depositi privati prodotti da eminenti politici europei, movimenti e associazioni europee, nonché collezioni documentarie riguardanti l’integrazione europea e provenienti dagli Archivi nazionali e dai Ministeri degli Affari Esteri.

Stabiliti in base ad un accordo del 1984 fra la Commissione europea, che agiva a nome di tutte le istituzioni comunitarie, e l’Istituto Universitario Europeo (IUE), vanta un patrimonio documentario costituito non solo di documenti cartacei ma anche di collezioni digitalizzate e native in ambiente digitali che si sono accumulate negli anni, come documenti testuali, audio, immagini e video. Per tale ragione, gli ASUE a partire dal 2016 hanno promosso il progetto DAMS (Sistema di gestione degli archivi digitali) che ha la finalità sia di fornire un sistema idoneo e affidabile per la conservazione a lungo termine della memoria digitale sia di garantire un servizio di accesso alle collezioni trasferite a Firenze.

Al fine di rendere duraturo nel tempo questo prezioso patrimonio, il piano di conservazione e la sua gestione si sono rivelati di fondamentale importanza non soltanto per i contenuti digitali ma anche per la stessa autenticità ed affidabilità del deposito archivistico digitale, grazie ad una consistente documentazione diffusa, efficace e tracciabile.

Sulla gestione, fruizione e conservazione del materiale presente in archivio abbiamo intervistato Samir Musa, Electronic Records Manager presso gli Archivi.

Dott. Musa, chi si occupa della manutenzione interna del materiale presente in archivio?

Per noi è fondamentale l’interazione e la collaborazione fra profili professionali di diverso tipo, principalmente di natura tecnico-archivistica e tecnico-informatica. Sulla base dello standard ISO 16363:2012 (Audit and certification of trustworthy digital repositories) che regola la certificazione dei depositi digitali affidabili, infatti, deve essere messa in piedi una serie di procedure e responsabilità per rendere affidabile il sistema di conservazione digitale.

La digital curation, dev’essere intesa come l’insieme dei processi di selezione, conservazione, manutenzione, raccolta e archiviazione dei beni digitali. Essa ha la finalità di valorizzare e rendere stabili e affidabili i depositi nei quali sono conservati i documenti digitali ad uso presente e futuro. Tale insieme di attività è gestita negli Archivi storici dell’Unione europea (ASUE) dalle figure professionali degli archivisti, che con il loro lavoro di descrizione garantiscono l’accesso alle informazioni contenute. Il digital curator, quindi, non è semplicemente un amministratore del sistema di conservazione ma ha il compito strategico di mitigare l’obsolescenza tecnologica e migliorare la qualità dell’informazione e dei dati all’interno dei processi operativi.

La squadra di tecnici informatici, in primo luogo sistemisti, permettono di garantire la necessaria continuità di servizio e il monitoraggio delle macchine principali e di backup dedicate ai depositi digitali. Per questo ci serviamo sia di risorse interne agli ASUE sia di una collaborazione esternalizzata alla quale è affidata la manutenzione di sistema (come ad esempio, gli aggiornamenti della piattaforma).

Come viene gestito l’accesso ad informazioni riservate?

In linea di principio, gli ASUE ricevono soltanto gli archivi, nella loro fase storica, prodotti dalle istituzioni e agenzie europee. Ad essi si aggiungono le raccolte di persone fisiche e giuridiche private che depositano a Firenze la loro documentazione storica. A rigore, l’archivio storico si definisce come l’insieme dei documenti relativi ad affari conclusi, trent’anni dopo la chiusura del fascicolo. In altre parole, questi archivi non dovrebbero contenere dati sensibili e/o informazioni riservate che limitino l’accesso. Al lato pratico, però, soprattutto con l’avvento degli archivi digitali, questo paradigma è stato mutato: la facilità con cui il documento elettronico può essere manipolato e, soprattutto, può essere ricercato (grazie all’OCR, ad esempio), espone gli archivi a problemi di natura legale, moltiplicatisi soprattutto a seguito dell’introduzione delle recenti normative europee in materia di tutela dei dati personali e della vita privata (GDPR).

In tal senso, ci viene in aiuto il sistema di riferimento internazionale per la progettazione e realizzazione dei sistemi per la conservazione permanente dei documenti digitali, ovvero lo standard ISO 14721:2012 – Open archival information system (OAIS). In questo modello di riferimento, elaborato dal Comitato consultivo per i sistemi che gestiscono i dati spaziali (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS), fondato dalle maggiori agenzie spaziali internazionali (fra cui la statunitense NASA e l’italiana ASI), si fa riferimento all’utilizzo di pacchetti informativi (Information package) come l’insieme non soltanto dell’oggetto digitale da dover conservare ma anche di tutte le informazioni di identificazione, descrizione, contesto, provenienza, stabilità e sui diritti di accesso.

Tali pacchetti informativi sono specializzati sulla base del loro utilizzo:

1. Pacchetto informativo di ricezione (Submission Information Package) progettato per l’invio degli oggetti digitali e relativi metadati al sistema di conservazione;
2. Pacchetto informativo di archiviazione (Archiving Information Package), destinato alla conservazione a lungo termine;
3. Pacchetto informativo di disseminazione (Dissemination Information Package), modellato per l’accesso esterno.

In altre parole, uno stesso oggetto digitale a seconda dell’utilizzo da parte dell’utente finale viene declinato con formati digitali propri, nonché metadati differenti. Ad esempio, una immagine ricevuta in formato BMP (bitmap) viene trasformata in TIFF per la conservazione permanente ma per la divulgazione esterna può essere sufficiente un formato compresso e a risoluzione inferiore, come il JPG. E lo stesso vale anche per i metadati che accompagnano l’oggetto digitale: uno stesso oggetto, conservato nel deposito digitale (AIP) e completo di tutti i dati sensibili, può essere versionato all’occorrenza e oscurato ai fini di consultazione esterna (DIP). Un caso similare accade, ad esempio, con la Corte di Giustizia Europea, la quale invia a Firenze documenti contenenti informazioni di carattere sensibile e riservato. Da questi esemplari si ricavano versioni opportunamente secretate destinate alla consultazione da parte dell’utente esterno.

Cosa è cambiato rispetto al passato?

Il fine ultimo dell’archivio rimane sempre il medesimo: conservare la memoria storica in maniera permanente e, soprattutto, renderla accessibile alle generazioni future. Il passaggio dal mondo analogico a quello digitale ha complicato ambedue gli aspetti: se, da una parte, la conservazione del bene digitale comporta risorse umane e strumentali differenti e specifiche, dall’altra, la preoccupazione maggiore risiede nell’accessibilità e fruizione dell’esperienza dell’oggetto digitale, che è pesantemente influenzata dall’obsolescenza tecnologica.

In un passato non remoto, il documento analogico era immediatamente fruibile dall’utente finale, il quale non necessitava di alcuna mediazione tecnologica per accedere al suo contenuto intellettuale. Nel caso del documento digitale, invece, il contenuto è intellegibile solamente attraverso specifici apparati hardware e software. Inoltre, i visualizzatori associati ai formati digitali invecchiano e non garantiscono la compatibilità pregressa (backward compatibility) con i formati dichiarati superati. Tutto ciò implica uno sforzo maggiore in termini di analisi e coinvolgimento di risorse umane e finanziarie, dedicate al mantenimento di un sistema affidabile, capace di garantire in un futuro potenzialmente infinito l’intellegibilità della memoria storica digitale.

Samir Musa è Electronic Records Manager presso gli Archivi storici dell’Unione europea.

Un altro aspetto mutato è quello relativo ai tempi di conservazione: come accennato sopra, la regola prevede che solamente dopo un periodo di trent’anni, la documentazione sia finalmente destinata all’archivio storico. È facilmente comprensibile come tutto ciò non sia applicabile nell’ambito digitale che di per sé è soggetto a continue evoluzioni. Nel ciclo di vita di un documento, le pratiche per una corretta conservazione dell’oggetto digitale non può che essere anticipata fin quasi alla creazione dello stesso. Per tale ragione, gli ASUE offrono ai produttori la propria consulenza ed esperienza fin dall’inizio dei processi di archiviazione, intervenendo non più solamente in ultima istanza, quando gli interventi di conservazione digitale risulterebbero troppo tardivi e quindi inutili.