Archivi in rete per crescere insieme

Migliore accesso alle risorse e una conservazione digitale condivisa, così gli Archivi di Stato si lanciano in una nuova sfida tecnologica

Dallo scorso maggio, 8 importanti sedi di Archivi di Stato in tutta Italia possono disporre di collegamenti a banda ultralarga grazie all’accordo firmato dalla Direzione Generale per gli Archivi del MIBACT e GARR. Questi istituti complessivamente conservano circa 7 milioni di materiali, tra documenti cartacei, pergamene, fotografie e audiovisivi, circa il 30% dell’intero patrimonio dei 100 Archivi di Stato italiani.

Paolo Buonora
Archivio di Stato di Roma
Direttore
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Come la rete GARR possa contribuire al delicatissimo lavoro di conservazione, archiviazione, gestione e fruizione di questo prezioso materiale ce lo spiega Paolo Buonora, Direttore presso l’Archivio di Stato di Roma. “A mio avviso - racconta il direttore - una rete a banda ultralarga è ormai una necessità per molti dei nostri istituti. Basti pensare che oggi solo l’aggiornamento dei sistemi operativi e degli antivirus impegna le risorse di rete in maniera condizionante per il lavoro quotidiano, cosa che in passato non accadeva, e che non tutti possono permettersi di mantenere un server attivando servizi di distribuzione centralizzata degli aggiornamenti. La rete SPC garantita dal MiBACT garantisce solo l’attività d’ufficio ordinaria: accesso a Internet, posta e poco altro. In queste condizioni è molto problematica anche l’attivazione del nuovo software per il protocollo elettronico, basato su una maggiore distribuzione dei compiti tra centro e periferia. Vi sono poi gli istituti archivistici che offrono servizi online di accesso alle informazioni e alle immagini digitali dei documenti. Nella maggior parte dei casi si tratta di servizi gestiti in outsourcing, ma all’Archivio di Stato di Roma abbiamo scelto di mantenerli in casa, gestiti da centri di servizio.”

Direttore, quali sono i maggiori utilizzi della rete attualmente?

Per quanto riguarda l’Archivio di Stato di Roma, da almeno 15 anni offriamo all’utente su Internet un accesso pieno, ad alta risoluzione (300/200 ppi) a molte migliaia di documenti tra cartografia, pergamene, registri, manoscritti vari attraverso il servizio Imago, un servizio molto conosciuto e apprezzato dai nostri utenti. Da loro riceviamo un feedback costante e prezioso: ci avvisano tempestivamente se uno dei server si è bloccato o se su uno delle migliaia di records immessi vi è un errore di descrizione. Tutto questo non sarebbe stato possibile, senza la stretta collaborazione con l’allora Caspur, attraverso l’utilizzo di una banda di rete adeguata a offrire servizi, e non solo a riceverli. Fin dall’inizio cioè abbiamo avuto i nostri server, un firewall per rendere sicuro il sistema, un know-how e qualche aiuto professionale che ci hanno consentito di sopravvivere alle vacche magre del bilancio dello Stato.

Moltissimo materiale a disposizione da poter condividere digitalmente, come si può migliorare questo processo?

Vi è una cosa che gli Archivi di Stato non sono mai riusciti a fare: condividere tra loro le informazioni. I sistemi archivistici esistenti possono essere nazionali o locali: ma non sono mai distribuiti secondo le competenze reali degli istituti. Ad esempio, l’ Istituto Centrale per gli Archivi (ICAR) ha realizzato il SIAS (Sistema Archivistico Nazionale) che è l’erede della Guida Generale degli Archivi, pubblicata negli anni '80. Questo sistema non riesce a comunicare con i sistemi archivistici locali degli Archivi più significativi, che sono molto importanti. A mio avviso questo può cambiare solo se si esce sia dalla logica centralizzatrice che da quella (allegramente) anarchica che di fatto è quella che ha prodotto i migliori risultati; per rovesciare questa situazione, bisogna passare a sistemi distribuiti, al libero commercio delle informazioni, dentro o fuori una rete protetta come SPC.

Quali potranno essere i maggiori usi della rete in futuro?

Uno scorcio della sala Alessandrina all’interno dell’Archivio di Stato di Roma

Un campo da esplorare assieme a GARR sarà quello della conservazione del digitale: sia il patrimonio digitale accumulato scansionando documenti antichi, sia la documentazione nata digitale che non ha, al momento, un destino sicuro. L’unico digital repository esistente è quello di PARER creato dalla Regione Emilia-Romagna, al di fuori di questo abbiamo poco altro. Eppure, all’inizio degli anni 2000 vi era un fervore di iniziative, ricerche e discussioni che vedeva l’Italia in prima fila; poi, complice la crisi, tutto si è spento per mancanza di esperienze concrete. Se vogliamo ripartire col piede giusto su questo tema, occorre lavorare su scala regionale e interregionale. La mia amministrazione aveva già delineato l’idea di un sistema di “poli archivistici” digitali condivisi con le istituzioni territoriali e diffusi a livello nazionale, che mi pare la scala giusta per interventi di un certo spessore. Per aiutare le amministrazioni in questo percorso, la rete GARR può essere il giusto partner tecnologico.

È stato subito percepito il valore aggiunto di una connessione veloce e stabile dai colleghi ed esperti del settore?

No, ci sono sempre state resistenze. All’inizio il MiBACT voleva assolutamente centralizzare tutti i collegamenti Internet, mentre l’Archivio di Stato si era già procurato una connessione esterna tramite la rete SBN cui afferiva la nostra biblioteca; insomma, ci consideravano dei pirati ma ormai i buoi erano scappati. In tempi più recenti si cercò di dismettere tutti i collegamenti GARR, senza rendersi conto che non si trattava di “portare i dati sul server del Ministero”, come ci fu intimato di fare, ma di portare altrove la nostra stessa attività con tutti gli articolati strumenti di cui si serviva: non era, semplicemente, una cosa possibile. Dobbiamo alla generosità di GARR se l’Archivio di Stato di Roma, che più di tutti rischiava di dover sospendere i suoi apprezzati servizi al pubblico, sia rimasto per due anni nell’elenco degli utenti e poi alla lungimiranza del DG Famiglietti se la costanza nostra e dei colleghi è stata riconosciuta con un nuovo contratto.

Chi si occupa della manutenzione interna del sistema?

Sono sempre stato convinto – e l’esperienza del progetto Imago negli anni '90 me lo ha confermato – che se si gestiscono almeno in parte le cose direttamente, si è meno vulnerabili alle vicissitudini del bilancio. In particolare, è frequente che al finanziamento di progetti speciali di una certa caratura non facciano seguito stanziamenti corrispondenti per la manutenzione dei sistemi prodotti: se a quel punto ci si è affidati del tutto all’esterno per un progetto “chiavi in mano”, tutto rischia di fermarsi per invecchiare presto e non essere più recuperabile, come accade spesso nelle vicende tecnologiche. Se viceversa si è conservato un controllo intellettuale almeno su parte delle funzioni, ci si fa bastare i soldi disponibili per gli interventi che richiedono competenze più specialistiche e si sopravvive a venti ed eventi. Ed è proprio attraverso l’accesso alla rete GARR che sarà possibile adottare strumenti nuovi per le attività quotidiane, facilitare la partecipazione alla più ampia comunità scientifica e contribuire allo sviluppo di servizi innovativi.